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個人資料保護法

四國導遊(以下稱本公司)根據下述規範制訂個人資料保護法,建構個人資料保護條例,讓全體從業人員充分體認以及尊重保護個人資料的重要性,以保護個人資料。
本文是根據「個人資料保護法」日文版的總結文章而翻譯的,故在法律上僅承認日語版內容。

第1章 總則

第1條:(目的)

本規定鑑於個人資料應以尊重個人人格之理念為前提,慎重處理,為確保保有之個人資料能夠正當使用,本公司於此制定必要事宜,以保護顧客、交易對象、各相關單位、會員以及股東等多數利益相關者之權益,讓本公司在正確而且營運順利的情況之下,得以保護個人權益為目的。

第2條:(定義)

本規範中的用語定義以各款規定為準。

  • 個人資料
    指與生存的自然人有關的資料,包括姓名、出生年月日及其他記述,或與個人有關的號碼、記號及其他足以辨識該個人之資料(包括僅有該資料無法識別,但是參照其他資料時卻可以輕易比對,並且識別出該個人之資料)。
  • 個人資料檔案資料庫
    指有系統地架構個人資料,以便透過電腦搜尋特定個人資料的資訊集合體,或者是非透過電腦,但可藉由紙類媒介物並且根據一定的規則將已經處理的個人資料整理分類,以便搜尋特定個人資料之物。
  • 個人資訊
    是指個人信息數據庫等構成的個人信息。
  • 持有個人資訊
    指本公司所持有的可公開、修改、追加、刪除、停止利用、消除,以及可以停止提供第三者使用之個人資訊。但是該本人存亡情況明確,或者會危害到本人及第三者性命、身體與財產,或者涉及違法,甚至助長或誘發不當行為發生之資訊除外。
  • 本人
    指可以從個人資料中識別,或者足以識別而出的自然人。
  • 從業者
    是指按照本公司的指揮命令從事業務的人員。
  • 匿名化
    指消除可以從個人資料當中辨識出個人的內容,當中包括姓名、出生年月日及地址,使他人無法辨識特定個人之行為。

第3條:(本公司的義務)

本公司在遵守個人資料保護相關法令的同時,亦會透過執行的所有事業,竭盡全力保護個人資料,讓每一筆資料保持正確的最新狀態,並且採取必要措施,實行安全對策,嚴格管理個人資料,以免個人資料遭到不當盜用、遺失、損壞、篡改,漏洩等不法情事發生。

第2章 個人信息利用目的的特定等

第4條:(利用目的的特定)

  • 本公司在處理個人資料時,會儘量限定利用目的(以下稱「利用目的」)。
  • 本公司在變更目的時,會在合理範圍內進行與變更前之利用目的有一定關聯的變更。
  • 本公司在變更利用目的之同時,亦會通知本人或公布已變更之利用目的。
  • 本公司個人資料的主要利用目的如下。
  • 以電子郵件或資料寄送的方式,主動聯繫、說明業務與回覆問題。

第5條:(業務種別的利用目的等的特定)

本公司會依據另行規定的樣式,按照各項處理個人資料之業務來製作「個人資料業務處理概要說明書」,以制定個人資料的種類、利用目的、利用及提供方法。

第6條:(利用目的以外的利用限制)

  • 本公司在未徵得本人同意之前,不得為達成特定之利用目的而違反前二條規定,擅自超出個人資料之使用範圍。
  • 本公司若因合併等事由繼承其他法人事業,得到個人資料時,在取得本人同意之前,不得為達成利用該個人資料之目的而超出必要範圍,逾越使用。
  • 縱使有前兩項規定,倘若情況符合下列條件,在取得本人同意之前,依舊可以超出特定之利用目的範圍,使用個人資料。
    • 基於法令規定。
    • 為了保護性命、身體及財產,但卻難以取得本人同意之際。
    • 為了改善公眾衛生及促進兒童健全發展,但卻難以取得本人同意之際。
    • 國家機關、地方公共團體或承接該項委託業務者於進行法令規定相關事務時,儘管已經得到本人同意,但是在進行該項事務的過程當中仍舊遭到阻礙之際。
  • 本公司在使用個人資料之際,若因前項規定必須超過利用目的之範圍時,必須根據實際需要,限定利用範圍。

第3章 限制取得個人資料

第7條:(取得的限制)

  • 本公司在取得個人資料之際,除了明示利用目的,亦會採取合法合理的方式來進行。
  • 凡是與思想、信念、宗教信仰有關,同時會導致社會歧視的個人資料均不在本公司取得範圍之內。
  • 原則上本公司僅向本人取得個人資料,但是下列情況不在此限。
    • 經本人同意時。
    • 基於法令規定時。
    • 為了保護個人生命、身體及財產安全,同時被認定為緊急且不得已之情況時。
    • 因失踪或判斷能力不足而無法從本人取得資料時。
    • 本人所提供的資料在諮詢、援助、指導、代理或代行等業務上無法達成目的時。
  • 本公司基於前項第4號與第5號規定從他處取得該本人之個人資料時,會盡力通知本人相關事宜,以及與該個人資料有關的利用目的。

第8條:(取得個人資料時之利用目的通知事宜)

  • 除非已經事先公布利用目的,否則本公司在取得個人資料之後,會儘速通知本人或公開該個人資料之利用目的。
  • 縱使有前項規定,與本人簽訂合約時,在取得記載於合約書等書面文件上與該本人有關的個人資料,或者是本人直接記載於其他書面文件上的個人資料之前,本公司會事先對本人明示利用目的。但是為了保護性命、身體或財產而採取緊急措施的情況不在此限。
  • 前兩項規定符合下列情況時除外。
    • 通知本人或公開利用目的時,可能會對本人或第三者的性命、身體、財產及其他權益造成損害時。
    • 國家機關、地方公共團體或承接該項委託業務者在進行法令規定事務時,會通知本人或者公開利用目的以徵求協助,但是在進行該項事務的過程當中卻遭到阻礙之際。

第4章 適當管理個人資訊

第9條:(適當管理個人資訊)

  • 本公司會在必要範圍內讓個人資料隨時保持正確的最新狀態,以達成利用目的。
  • 為了防止個人資料洩漏、滅失、毀損之情況發生,本公司會採取必要的適當措施,安全管理。
  • 為了安全管理個人資料,本公司會針對處理個人資料的從業者進行必要且適當之監督職責。
  • 本公司會根據利用目的,確實且迅速銷毀或刪除已無保存必要的個人資料。
  • 本公司在委託本會以外人士處理全部或部分個人資料時,原則上會在委託契約中針對個人資料安全管理這個部分向受託者明示應該採行的措施,並且對受託者進行必要且適當之監督職責。

第5章 對第三者提供個人資訊

第10條:(對第三者提供個人資訊)

  • 除非下列情況發生,否則在未徵得本人同意的情況之下,本公司不得任意將個人資料提供給第三者。
    • 基於法令規定。
    • 為了保護性命、身體及財產之需要,但卻難以取得本人同意之際。
    • 為了改善公眾衛生及促進兒童健全發展之需要,但卻難以取得本人同意之際。
    • 國家機關、地方公共團體或承接該項委託業務者在進行法令規定事務時,儘管在本人同意之下得到協助,但是在進行該項事務的過程當中卻遭到阻礙之際。
    • 本公司為了進行顧客希望的服務而向委託業務之業者明確指示之際。
  • 在下列情況之下,收到上述個人資料者不得為前款規定中的第三者。
    • 為了在必要範圍內達成利用目的而將全部或部分個人資料委託他人之際。
    • 因為合併等事由繼承其他事業而得到個人資料之際。
    • 在與特定人物共有並且利用個人資料的情況之下,除了該項宗旨,與其共有及利用之個人資料項目、共有及利用者之權限、利用者之利用目的、該個人資料之管理,以及負責人之姓名或名稱等內容需事先告知本人,或者置於本人容易得知的狀態之際。
  • 針對前項第三條所規定的利用者之利用目的以及個人資料管理方面,在變更負責人姓名或名稱之際,本公司必須事先告知本人變更內容,或者將其置於本人容易得知的狀態之下。

第6章 持有個人數據的公開,訂正,追加,刪除,利用停止。

第11條:(持有個人資訊之公開)

  • 當本人以書面或口頭的方式提出公開持有個人資料(包含告知對方我方尚未持有可識別與其有關之個人情報情況在內。以下亦同)時,本公司需根據身分證等證件,確認為本人之後方可公開。但公開時若遇下列情況,則可拒絕全部公開或者僅部分公開。
    • 本人或第三者的性命、身體、財產及其他權益可能會遭到危害之際
    • 嚴重妨礙本會事業正常運轉之際
    • 違反其他法令時
  • 個人資訊之公開會以書面的方式來進行。但是在提出公開者的同意之下,亦可採取書面以外的方式來公開。
  • 持有個人數據的公開或不公開的決定通知,對於本人根據書面不得拖延進行。

第12條:(持有個人資訊之訂正、追加、刪除以及停止利用)

  • 當接受持有個人資訊公開者透過書面或口頭的方式提出訂正、追加、刪除或停止利用與公開有關的個人資訊時,本公司必須在達成利用目的之必要範圍內如期進行調查,並以書面的方式通知申請者結果。
  • 當接受前項通知者再次提出申請時,本公司需採取與前項相同之方式進行處理。

第7章 組織與體制

第13條:(個人資料保護管理者)

  • 本公司會指定個人資料保護管理者以適當管理個人資料,並且採取必要措施,妥善管理存放於本公司之個人資料。
  • 每逢事業年度初會選任一名個人資料保護管理者。
  • 個人資料保護管理者需以執行董事的指示及本章程規定為基礎,負責實施適當管理對策,並且對從業者進行教育與事業訓練。
  • 個人資料保護管理者需對適當管理所採取的必要措施定期進行評價、重新檢視或改善。
  • 個人資料保護管理者可將個人資料適當管理這個部分的必要措施委任給分擔各項事業之從業者。

第14條:(客訴處理)

  • 本公司針對個人資料相關之客訴事宜(以下稱為「客訴」)進行必要的體制整頓,但是仍舊引發客訴時,將會盡力妥善迅速處理。
  • 每逢事業年度初會選任一名客訴處理負責人。
  • 客訴處理負責人可將客訴處理業務委任給從業者。在此情況之下必須事先指定從業者,並且明確告知業務內容。

第15條:(從業者的義務)

  • 本公司從業者或者是相當從業者之人士不得擅自告知他人或者不當使用經由業務得知的個人資料相關內容。
  • 若發現從業者有違反本規範之事實或可能性,需向個人資料保護管理者報告相關事宜。
  • 個人資料保護管理者在調查前項提及之報告內容,確認違反之事實成立時,需立即向執行董事報告,同時指示相關事業部門採取適當措施。

第8章 其它規則

第16條:(其它)

對於此規定實施之必要事項將另行規定。

附則

此規則與平成27年(2015年)4月1日開始實施。


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